Umfragen, bei denen personenbezogene Daten erhoben werden, sind ein großer Quell der Erkenntnis. Deswegen sind die Ergebnisse auch begehrt in der Welt da draußen.
Die LimeSurvey-Instanzen, die vom ZIM für alle Mitglieder der Bergischen Universität Wuppertal bereitgestellt werden, werden unter der Prämisse der Datensparsamkeit gepflegt.
Datensparsamkeit heißt zum einen, dass nicht alle Accounts der BUW auf das Drittsystem ausgerollt werden, zum anderen, dass die Daten nach Abschluss der Umfrage nicht unbegrenzt auf der Plattform vorgehalten werden.
Ersteres bedingt, dass sich jeder Account mindestens 1x angemeldet haben muss – auf der Instanz, die dem jeweiligen Personenkreis zur Verfügung gestellt wird –, bevor er zur gemeinsamen Bearbeitung einer Umfrage hinzugefügt werden kann.
Das nicht unbegrenzte Vorhalten der Daten nach Abschluss der Umfragen ist von den Umfrageerstellenden in den Dokumentationen zur Verarbeitungstätigkeit einzutragen:
Antwort- und eventuelle Token-Tabellen deaktivierter oder abgelaufener Umfragen werden durch das ZIM im halbjährlichen Turnus gelöscht, also 6 Monate nach Erhebungsende.
Die Umfrage selbst, wenn sie deaktiviert oder abgelaufen ist, wird nach 24 Monaten gelöscht.
Daher bitte nach Beendigung von Umfragen alle Ergebnisse und Umfragen vom Server exportieren und am besten selbst löschen.