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Digitale Abgaben 1.0

In den vergangenen Jahren wurde sowohl von Studierenden als auch Lehrenden der Bergischen Universität Wuppertal (BUW) immer wieder der Wunsch geäußert Prüfungsleistungen (Hausarbeiten, Ausarbeitungen, Praktikumsberichte usw.) auch digital einreichen und bewerten zu können. Um diese Anforderungen rechtssicher abzubilden, hat das Zentrum für Informations- und Medienverarbeitung (ZIM) der BUW nach Rücksprache mit dem Rektorat und der Verwaltung hierfür ein Verfahren entwickelt.

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Zoom für Tagungen

Um in Zeiten von Uni@Home wissenschaftlichen Austausch durch Tagungen digital unterstützen zu können, bieten wir Ihnen an dieser Stelle eine Anleitung zur Einrichtung eines Zoom-Meetings für Tagungen mit bis zu 300 Teilnehmern. Hierbei wird die von Zoom bereitgestellte Möglichkeit genutzt, die Registrierung über eine Webseite abzuwickeln, die Sie mit wenig Aufwand und in begrenztem Maße individuell für Ihre Tagung gestalten können. Dies dient dem Zweck den Überblick und die Kontrolle darüber zu behalten, wer an der Tagung teilnimmt.

  1. Sie rufen in Ihrem Browser https://uni-wuppertal.zoom.us/ auf und melden sich mit Ihrem ZIM-Account an.
  2. Unter Meetings klicken Sie auf „Planen neue Sitzung“.
  3. Nun befinden Sie sich in der Ansicht „Meeting planen“ dort sollten Sie zunächst Datum, Uhrzeit und Dauer der Tagung sowie die Einstellungen zur Verwendung von Audio und Video festlegen.
  4. In der Zeile „Registrierung“ müssen Sie dann bei „Erforderlich“ den Haken setzen
  5. Unter den Meeting Optionen sollten Sie die Funktion „Warteraum“ aktivieren. Die Verwaltung des Warteraums wird vereinfacht, wenn Sie die E-Mailadressen etwaiger Co-Moderatoren unter „Alternative Moderatoren“ eintragen. Die Stummschaltung von Teilnehmern beim Beitritt sollten Sie auch aktivieren.
  6. Da wir bereits die Funktion Registration verwenden, sollten Sie die Funktion „nur berechtige Benutzer können teilnehmen“ nicht aktivieren. (Wenn diese aktiv, ist werden Nutzer aufgefordert sich beim Beitritt bei Zoom anzumelden bzw. einen Zoom-Account anzulegen, wenn sie diesen nicht bereits haben.)
  7. Dann speichern Sie dieses Meeting. Nun befinden Sie sich in der Ansicht „Meeting verwalten“. Sie finden auf dieser Seite die Registrierungs-URL die zur Registrierungsseite führt.
  8. Wenn Sie unter „Registrierungsoptionen“ auf „bearbeiten“ klicken, können Sie u.a. festlegen, ob die Registrierung automatisch oder manuell erfolgen soll. Darüber hinaus legen Sie hier fest, welche Informationen vom Teilnehmern bei der Registrierung gefordert werden. Dabei sollten Sie darauf achten, dass die Option „Auf der Registrierungsseite Schaltflächen zum Teilen in sozialen Netzwerken anzeigen“ standardmäßig aktiviert ist und am besten deaktiviert werden sollte.
  9. Unter „E-Mail-Einstellungen“ legen Sie fest, wer den Teilnehmern nach genehmigter Registrierung als Mail-Kontakt angezeigt wird. (Hier bietet sich die Verwendung eines Zusatz-Accounts an, den die Mitarbeiter beantragen können. Den Online-Antrag dafür finden Sie unter https://zim.uni-wuppertal.de/de/meinzim/zugang-beantragen/mitarbeitende.html.) Des Weiteren lässt sich dort die Vorlage für die Bestätigungsmail, die Teilnehmer nach der Genehmigung erhalten, bearbeiten.
  10. Unter der Option „Branding“ lassen sich für die Registrierungsseite Banner und Logo hochladen, um die Registrierungsseite individuell für Ihre Tagung gestalten zu können.
  11. Zusätzlich können Sie über die Schaltfläche „Einstellungen“ im linken Seitenmenü Anpassungen vornehmen, die übergreifend für all Ihre Meetings gelten. Einzelne Option, von denen einige zum Teil noch nicht auf Deutsch übersetzt wurden, sind für Tagungen besonders interessant.
    1. „Allow participants to rename themselves“ – sollte ausgeschaltet werden. Damit verhindern Sie, dass Teilnehmer einen anderen Anzeigenamen verwenden, als den der bei der Registration angegeben wurde.
    2. “Hide participant profile pictures in a meeting” – können Sie ausschalten, wenn Sie nicht wünschen, dass Teilnehmer Profilbilder verwenden.
    3. „Entfernten Teilnehmern den erneuten Beitritt erlauben“ – sorgt dafür, dass Teilnehmer die Sie aus dem Meeting entfernt haben, nicht erneut beitreten können.
    4. „Bildschirmübertragung“ – dort können Sie festlegen, ob nur Moderatoren oder auch Teilnehmer ihren Bildschirm freigeben können.
    5. „Chat“ bzw. „Privater Chat“ – mit dieser Option legen Sie fest, wie die Chatfunktion im Meeting genutzt werden darf.
    6. „Virtueller Hintergrund“ – darüber bestimmten Sie, ob virtuelle Hintergründe gestattet sind.
    7. „Breakout-Raum“ – diese Option erlaubt es Ihnen, Teilnehmer in einzelne Gruppen zu schicken, die Sie im Meeting bzw. bereits bei der Planung des Meetings festlegen können.
  12. Wenn alle Einstellungen zu Ihrer Zufriedenheit gesetzt wurden können Sie die Registrierungs-URL kopieren und in Ihren Einladungen verwenden. Für Hilfestellungen und etwaige Rückfragen steht ihnen die Benutzerberatung gerne zur Verfügung.

Co-Autorin: Gülin Yilmaz

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Mehrere PDFs auf einmal durchsuchen!

Da stand ich gerade vor dem Problem, dass ich eine relativ komplexe Beschaffung nach einem bestimmten Produkt und dessen Lieferanten durchsuchen wollte. Jetzt umfasst dieser Beschaffungsantrag aber nicht einen Auftrag, sondern rund 18 Einzelaufträge an die verschiedensten Firmen. Versuche mit der Windows Suche schlugen fehl, diese indexiert wohl keine PDF inhaltlich – oder zumindest bei mir tut sie das nicht. Aber siehe da, der Acrobat Reader kann das:

  1. Mit der Tastenkombination [Strg] + [Shift] + [F] ruft man die Suchmaske auf
  2. Auswahl von „Alle PDF-Dokuemnte in“
  3. Ordner oder Pfad mit den PDFs auswählen
  4. Suchwort eingeben und ggfs. Optionen entsprechend setzen.
  5. Suchen & hoffentlich finden! 🙂
Suchmaske im Acrobat Reader
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Übermittlung von Meeting-Links bei Zoom

Aus gegebenem Anlass möchte das ZIM noch einmal auf die 8 goldenen Regeln für sichere Videokonferenzen hinweisen.

Insbesondere ist zu beachten, dass bei der Veröffentlichung von Meeting-Links passwortgeschützter Konferenzen das verschlüsselte Passwort bereits Bestandteil dieses Meeting-Links ist! Ein Beispiel:

https://uni-wuppertal.zoom.us/j/12345678901?pwd=OVcyU0hYdjJydFdPekxkL1RHclFiZz09

Wenn Sie dieses nicht wünschen, entfernen Sie einfach den gesamten Teil des Meeting-Links ab ?pwd= .

Sie können dieses Feature auch grundsätzlich deaktivieren. Nach Anmeldung in ihrem Zoom-Konto unter https://uni-wuppertal.zoom.us/ finden sie dazu bei Einstellungen -> Meeting -> Besprechung planen die Option „Einbetten des Kennworts in den Meeting-Link für die Teilnahme mit einem Klick“. Beachten Sie dann aber, dass Sie das Passwort, wie untenstehend beschrieben, separat übermitteln müssen!

Sollen Meeting-ID und Passwort getrennt voneinander übermittelt werden, können diese Informationen ebenfalls der Meeting-Einladung entnommen werden. In dieser Form ist das Passwort dann unverschlüsselt. Auch hier ein Beispiel:

  • Meeting-ID: 123 4567 8901
  • Passwort: 3ex@p=!n
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Zoom’ing in: Zugriff beschränken

Bisher hatten Nutzer*innen der Webkonferenzsoftware Zoom nur die Möglichkeit, den Zutritt zu Ihrer Konferenz, Veranstaltung oder Besprechung auf „angemeldete Nutzer*innen“ zu beschränken. Dies ermöglicht aber nur eine geringe Kontrolle, welcher Personenkreis den nun tatsächlich da im Warteraum auftaucht. Ein Zoom-Konto ist schnell erstellt und das Scriptkiddie aus dem Kinderzimmer oder der Zoombomber aus einer Trollfabrik kann das auch.

Aus diesem Grund haben wir uns das Feature mal genauer angesehen und festgestellt, dass wir das sehr wohl auch auf unsere Organisation einschränken können.