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Dolmetscher*innen für Zoom Konferenzen und Tagungen

Ab sofort steht die Möglichkeit zur Verfügung in Zoom Dolmetscher*innen einzubinden und Veranstaltungen oder Tagungen simultan übersetzen zu lassen.

Teilnehmer können so zwischen verschiedenen Audiokanälen wählen und sich so die Übersetzung einer oder mehrerer Sprachen anhören. Dabei hören sie die Orginalsprache entweder leiser oder können diese ganz ausblenden.

Hosts müssen dazu die Verdolmetschung bei der Planung des Meetings aktivieren und zu Beginn der Konferenz starten und die Dolmetscher*innen entsprechend den Sprachen zuweisen.

Mehr Details zur Einrichtung, Bedienung und Funktionsweise finden Sie unter https://support.zoom.us/hc/de/articles/360034919791-Verdolmetschung-in-Meetings-und-Webinaren

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Zoom für Tagungen

Um in Zeiten von Uni@Home wissenschaftlichen Austausch durch Tagungen digital unterstützen zu können, bieten wir Ihnen an dieser Stelle eine Anleitung zur Einrichtung eines Zoom-Meetings für Tagungen mit bis zu 300 Teilnehmern. Hierbei wird die von Zoom bereitgestellte Möglichkeit genutzt, die Registrierung über eine Webseite abzuwickeln, die Sie mit wenig Aufwand und in begrenztem Maße individuell für Ihre Tagung gestalten können. Dies dient dem Zweck den Überblick und die Kontrolle darüber zu behalten, wer an der Tagung teilnimmt.

  1. Sie rufen in Ihrem Browser https://uni-wuppertal.zoom.us/ auf und melden sich mit Ihrem ZIM-Account an.
  2. Unter Meetings klicken Sie auf „Planen neue Sitzung“.
  3. Nun befinden Sie sich in der Ansicht „Meeting planen“ dort sollten Sie zunächst Datum, Uhrzeit und Dauer der Tagung sowie die Einstellungen zur Verwendung von Audio und Video festlegen.
  4. In der Zeile „Registrierung“ müssen Sie dann bei „Erforderlich“ den Haken setzen
  5. Unter den Meeting Optionen sollten Sie die Funktion „Warteraum“ aktivieren. Die Verwaltung des Warteraums wird vereinfacht, wenn Sie die E-Mailadressen etwaiger Co-Moderatoren unter „Alternative Moderatoren“ eintragen. Die Stummschaltung von Teilnehmern beim Beitritt sollten Sie auch aktivieren.
  6. Da wir bereits die Funktion Registration verwenden, sollten Sie die Funktion „nur berechtige Benutzer können teilnehmen“ nicht aktivieren. (Wenn diese aktiv, ist werden Nutzer aufgefordert sich beim Beitritt bei Zoom anzumelden bzw. einen Zoom-Account anzulegen, wenn sie diesen nicht bereits haben.)
  7. Dann speichern Sie dieses Meeting. Nun befinden Sie sich in der Ansicht „Meeting verwalten“. Sie finden auf dieser Seite die Registrierungs-URL die zur Registrierungsseite führt.
  8. Wenn Sie unter „Registrierungsoptionen“ auf „bearbeiten“ klicken, können Sie u.a. festlegen, ob die Registrierung automatisch oder manuell erfolgen soll. Darüber hinaus legen Sie hier fest, welche Informationen vom Teilnehmern bei der Registrierung gefordert werden. Dabei sollten Sie darauf achten, dass die Option „Auf der Registrierungsseite Schaltflächen zum Teilen in sozialen Netzwerken anzeigen“ standardmäßig aktiviert ist und am besten deaktiviert werden sollte.
  9. Unter „E-Mail-Einstellungen“ legen Sie fest, wer den Teilnehmern nach genehmigter Registrierung als Mail-Kontakt angezeigt wird. (Hier bietet sich die Verwendung eines Zusatz-Accounts an, den die Mitarbeiter beantragen können. Den Online-Antrag dafür finden Sie unter https://zim.uni-wuppertal.de/de/meinzim/zugang-beantragen/mitarbeitende.html.) Des Weiteren lässt sich dort die Vorlage für die Bestätigungsmail, die Teilnehmer nach der Genehmigung erhalten, bearbeiten.
  10. Unter der Option „Branding“ lassen sich für die Registrierungsseite Banner und Logo hochladen, um die Registrierungsseite individuell für Ihre Tagung gestalten zu können.
  11. Zusätzlich können Sie über die Schaltfläche „Einstellungen“ im linken Seitenmenü Anpassungen vornehmen, die übergreifend für all Ihre Meetings gelten. Einzelne Option, von denen einige zum Teil noch nicht auf Deutsch übersetzt wurden, sind für Tagungen besonders interessant.
    1. „Allow participants to rename themselves“ – sollte ausgeschaltet werden. Damit verhindern Sie, dass Teilnehmer einen anderen Anzeigenamen verwenden, als den der bei der Registration angegeben wurde.
    2. “Hide participant profile pictures in a meeting” – können Sie ausschalten, wenn Sie nicht wünschen, dass Teilnehmer Profilbilder verwenden.
    3. „Entfernten Teilnehmern den erneuten Beitritt erlauben“ – sorgt dafür, dass Teilnehmer die Sie aus dem Meeting entfernt haben, nicht erneut beitreten können.
    4. „Bildschirmübertragung“ – dort können Sie festlegen, ob nur Moderatoren oder auch Teilnehmer ihren Bildschirm freigeben können.
    5. „Chat“ bzw. „Privater Chat“ – mit dieser Option legen Sie fest, wie die Chatfunktion im Meeting genutzt werden darf.
    6. „Virtueller Hintergrund“ – darüber bestimmten Sie, ob virtuelle Hintergründe gestattet sind.
    7. „Breakout-Raum“ – diese Option erlaubt es Ihnen, Teilnehmer in einzelne Gruppen zu schicken, die Sie im Meeting bzw. bereits bei der Planung des Meetings festlegen können.
  12. Wenn alle Einstellungen zu Ihrer Zufriedenheit gesetzt wurden können Sie die Registrierungs-URL kopieren und in Ihren Einladungen verwenden. Für Hilfestellungen und etwaige Rückfragen steht ihnen die Benutzerberatung gerne zur Verfügung.

Co-Autorin: Gülin Yilmaz

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Übermittlung von Meeting-Links bei Zoom

Aus gegebenem Anlass möchte das ZIM noch einmal auf die 8 goldenen Regeln für sichere Videokonferenzen hinweisen.

Insbesondere ist zu beachten, dass bei der Veröffentlichung von Meeting-Links passwortgeschützter Konferenzen das verschlüsselte Passwort bereits Bestandteil dieses Meeting-Links ist! Ein Beispiel:

https://uni-wuppertal.zoom.us/j/12345678901?pwd=OVcyU0hYdjJydFdPekxkL1RHclFiZz09

Wenn Sie dieses nicht wünschen, entfernen Sie einfach den gesamten Teil des Meeting-Links ab ?pwd= .

Sie können dieses Feature auch grundsätzlich deaktivieren. Nach Anmeldung in ihrem Zoom-Konto unter https://uni-wuppertal.zoom.us/ finden sie dazu bei Einstellungen -> Meeting -> Besprechung planen die Option „Einbetten des Kennworts in den Meeting-Link für die Teilnahme mit einem Klick“. Beachten Sie dann aber, dass Sie das Passwort, wie untenstehend beschrieben, separat übermitteln müssen!

Sollen Meeting-ID und Passwort getrennt voneinander übermittelt werden, können diese Informationen ebenfalls der Meeting-Einladung entnommen werden. In dieser Form ist das Passwort dann unverschlüsselt. Auch hier ein Beispiel:

  • Meeting-ID: 123 4567 8901
  • Passwort: 3ex@p=!n
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Zoom’ing in: Zugriff beschränken

Bisher hatten Nutzer*innen der Webkonferenzsoftware Zoom nur die Möglichkeit, den Zutritt zu Ihrer Konferenz, Veranstaltung oder Besprechung auf „angemeldete Nutzer*innen“ zu beschränken. Dies ermöglicht aber nur eine geringe Kontrolle, welcher Personenkreis den nun tatsächlich da im Warteraum auftaucht. Ein Zoom-Konto ist schnell erstellt und das Scriptkiddie aus dem Kinderzimmer oder der Zoombomber aus einer Trollfabrik kann das auch.

Aus diesem Grund haben wir uns das Feature mal genauer angesehen und festgestellt, dass wir das sehr wohl auch auf unsere Organisation einschränken können.

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Sabine, Corona und Homeoffice – Ein Fall für Videokonferenzen

Inzwischen wurde eine Lösung gefunden, wie Videokonferenzen an der BUW durchgeführt werden können. Weitere Infos hierzu unter: 

https://zim.uni-wuppertal.de/de/dienste/zim-infos-corona/webkonferenzen-und-chats.html

Vor kurzem legte das Tiefdruckgebiet Sabine mit einem Wintersturm den Bahnverkehr in NRW lahm. Mich erreichten am Sonntagnachmittag zahlreiche E-Mails von Studierenden, denen es voraussichtlich nicht möglich sein würde am Montagmorgen zur Universität zu kommen, um an meinem Blockseminar teilzunehmen. Daraufhin fasste ich kurzfristig den Entschluss, die Teilnahme an der Veranstaltung auch per Webkonferenz zu ermöglichen.

Das Deutsche Forschungsnetz (DFN) bietet Lehrenden an der Bergischen Universität Wuppertal die Möglichkeit Webkonferenzen auf einfache Weise zu nutzen. Bisher hatte ich Webkonferenzen nur für Online-Treffen mit anderen Mitarbeiter*innen eingesetzt. Ich war sehr gespannt, wie diese kurzfristig angesetzte Aktion bei den Studierenden ankommen und ob es auch technisch funktionieren würde. Die Alternative wäre gewesen, einen Ersatztermin zu finden. Das ist aber für ein Blockseminar nicht gerade einfach.    

Man kann sich mit dem Uni-Account direkt bei DFNconf anmelden, um eine Webkonferenz einzurichten und durchzuführen. Das Charmante bei dieser Lösung ist, dass Nutzer*innen keine zusätzliche Software installieren müssen. Man kann einfach über den Webbrowser (Firefox/Chrome) teilnehmen – ideal ist es dafür ein Headset (Mikrofon/Kopfhörer) zu nutzen.

Beispiel Bildschirmfoto DFNconf

Zum Seminarbeginn erschienen 10 Studierende im Seminarraum und 9 weitere hatten das Angebot wahrgenommen per Webkonferenz teilzunehmen. Das war eine ungewohnte Situation, sowohl Teilnehmer*innen vor sich zu haben, als auch online verbunden zu sein. Nach kurzer Zeit haben sich jedoch alle daran gewöhnt. Ergänzend zur Webkonferenz mit Audio und Video konnten zusätzlich Fragen und Kommentare per Text-Chat gesendet werden. Das erfordert für mich als Lehrenden mehr Aufmerksamkeit alle Kanäle im Blick zu haben und sicherlich auch mehr Konzentration seitens der Studierenden. Der Aufwand hat sich jedoch gelohnt, da das Seminar trotzdem stattfinden und alle teilnehmen konnten. Das Feedback der Studierenden war sehr gut. Sie konnten sowohl vor Ort als auch online den Inhalten folgen, sich an Diskussionen beteiligen und technisch gab es keine größeren Hürden.


Hier eine Auswahl von Rückmeldungen der Studierenden zu der Frage was ihnen an der Lehrveranstaltung gut gefallen hat:

  • die spontane Einrichtung der Videoschaltung. Dadurch konnte ich trotz der eingestellten Bahnverbindungen problemlos am Seminar teilnehmen, dafür auch vielen Dank!
  • Ich fand die Form des Arbeitens sehr angenehm. Wir haben in kleinen Gruppen gearbeitet (was unter Anderem an dem Sturm lag, da nicht alle Teilnehmer zu Uni kommen konnten und per Video dazu geschaltet wurden.
  • Ich fand gut, von zuhause aus trotzdem gemeinsam arbeiten zu können
  • Besonders gut fand ich an der Lehrveranstaltung, dass der Lehrende sehr gut mit der spontanen Situation umgegangen ist und wir als Online- Handelnde viele Möglichkeiten hatten unsere Aufgaben beizutragen. Der Lehrende schien sehr kompetent und motiviert uns zu lehren, so dass ich auch von Zuhause aus alles verstanden und aktiv teilnehmen konnte.
  • gute „Aktivität“ (= kein stumpfes Zuhören, sondern aktives Mitarbeiten an verschiedenen Aufgaben
  • Die Möglichkeit aufgrund des Sturmes von zu Hause arbeiten zu können.
  • Erste mal erlebt, dass so innovativ mit Online-Kommunikation gearbeitet wurde.
  • Ich war in der Uni anwesend und es lag eine entspannte Atmosphäre vor, sodass man auch Spaß hatte (auch durch den Videochat) die Aufgaben zu bearbeiten.

Vor diesem Hintergrund der durchweg positiven Rückmeldungen, möchte ich auf die vielen Nutzungsmöglichkeiten für Webkonferenzen aufmerksam machen. Die Nutzung dieser Technologie ist ein wichtiger Bestandteil in der Kommunikationswelt und kann für Meetings, Aufzeichnungen und dem Streaming von Veranstaltungen eingesetzt werden. Die Handhabung kann schnell erlernt werden und bietet eine exzellente Möglichkeit miteinander zu kommunizieren. Vor kurzem haben wir auf unseren Webseiten eine kurze Anleitung zum DFNconf erstellt, siehe https://zim.uni-wuppertal.de/de/hilfe/anleitungen/dfnconf-portal.html.

Ich plane für den E-Learning Tag am 02.04.2020 eine Session zu Webkonferenzen mit DFNconf. Sie können das gesamte Programm zum E-Learning Tag unter folgendem Link einsehen: https://zim.uni-wuppertal.de/de/e-learning/veranstaltungen/e-learning-tag-2020.html und sich unverbindlich anmelden.