Ein wesentlicher Aspekt der Updates betrifft die Teilen-Einstellungen während Meetings. Wenn ein Whiteboard von einem Treffen-Host oder einem zur Bearbeitung berechtigten Benutzer während eines Meetings geöffnet wird, können temporär alle Teilnehmer daran arbeiten, selbst wenn die normalen Freigabeeinstellungen dies eigentlich nicht zulassen würden. Sobald das Meeting endet, werden die ursprünglichen Beschränkungen wieder hergestellt. Dieser Ansatz fördert die Zusammenarbeit in Echtzeit und wahrt gleichzeitig die Sicherheit und Kontrolle über den Zugriff auf das Whiteboard.
Ein spannendes Feature für Nutzer ist die Möglichkeit, Inhalte innerhalb einer Mehrfachauswahl nach Objekttypen zu filtern. Diese Funktionalität unterstützt Benutzer dabei, Daten effektiver zu verfeinern und zu analysieren.
Hinzu kommt, dass Kommentare nun einfacher als bisher an beliebige Objekte auf einem Whiteboard angehängt werden können, dank der Nutzung des sogenannten Halo-Menüs jedes Objekts. Diese Funktion erleichtert die kollaborative Diskussion und das Feedback zu spezifischen Elementen erheblich.
Zu den weiteren Verbesserungen gehört die Möglichkeit, zwischen verschiedenen Canvas-Objekttypen zu konvertieren, was die Produktivität und Benutzerfreundlichkeit beim Arbeiten mit dem Whiteboard erhöht. Auch die Stiftfunktion, die jetzt bei neuen Whiteboards standardmäßig aktiv ist, und die erweiterten Moderationswerkzeuge, die abhängig von der Rolle im Meeting zugewiesen werden, sind hervorzuheben.
Mit dem Oktober-2022-Update erhält das Zoom-Whiteboard eine Menge neuer Funktionen, die eine wirklich interessante Ergänzung zum bisherigen Funktionsumfang darstellen. Die wichtigsten werden hier kurz vorgestellt.
Kanban, Mindmap und Aufgabenkarten
Benutzer*innen können eine Kanban-Tabelle hinzufügen, die ihnen hilft, Projekte durchzuführen und den Fortschritt ihrer Arbeit zu verfolgen.
Auswahl der Kanban-Tabelle über das Menü
Hierzu im Seitenmenü “Mehr Werkzeuge” oder “More Tools” auswählen und dort unter “Kanban” das Board auswählen. Mit einem Klick in einen freien Bereich des Whiteboards wird nun eine Kanban-Tabelle eingefügt, die dann weiter vervollständigt werden kann.
Eine Karte erweitern
Um eine der Karten zu erweitern, reicht ein Klick auf “Expand”. Es lassen sich dann weitere Informationen zu der jeweiligen Aufgabe hinterlegen, wie bspw. Verantwortliche*r, oder aber eine Frist hinterlegen.
Im gleichen Menü wie das Kanban-Board verstecken sich auch weitere Funktionen, unter anderem eine Mindmapping-Funktion. Damit lassen sich schnell und einfach grundlegende Mindmaps angelegen und gemeinsam entwickeln.
Außerdem finden sich dort Aufgaben-Karten, die auch im Kanban-Board verwendet werden. Diese können aber auch losgelöst davon erstellt und durch einen Klick auf “Expand” erweitert werden. Das neue Kartenobjekt ermöglicht es den Benutzer*innen, detailliertere Informationen effektiv zu erfassen und anzuzeigen. Die neue Karte hat eine rechteckige Form und enthält Felder für Titel, Beschreibung, Empfänger, Fälligkeitsdatum und Farbauswahl. Darüber hinaus kann jede Karte erweitert werden, um das Beschreibungsfeld und andere Details anzuzeigen, und sie kann über Verbindungslinien mit anderen Formen verbunden werden.
Weitere neue Funktionen in der Übersicht
Möglichkeit, gelöste Kommentare anzuzeigen, auszublenden oder wieder zu öffnen
Benutzer*innen haben die Möglichkeit, Kommentare, die zuvor als gelöst markiert wurden, anzuzeigen, auszublenden oder wieder zu öffnen.
Zusätzliche Formen
Für das Whiteboard sind zusätzliche Formen verfügbar, einschließlich grundlegenderer Formen, Flussdiagrammsymbole, UML-Symbole und Gleichungen.
Anpassung von Textobjekten und Formen
Wenn die Schriftgröße auf Auto eingestellt ist, wird die Schriftgröße beim Ändern der Größe des Text- oder Formobjekts so skaliert, dass sie in den verfügbaren Platz passt. Wenn die Benutzer*innen die Schriftgröße explizit festlegen, ändert sich die Schriftgröße nicht, unabhängig davon, wie groß oder klein die Benutzer*innen die Größe des Objekts ändern.
Verbesserung beim Einfügen von Haftnotizen, Textfeldern und Linien
Benutzer*innen können Haftnotizen, Textfelder und Linien einfach durch Ziehen von Objekten aus der Symbolleiste und Ablegen auf der Leinwand einfügen.
Verbesserte Cursor für die Zusammenarbeit
Benutzer*innen können andere Personen sehen, die an demselben Whiteboard arbeiten, indem ihre Cursor angezeigt werden, während sie ihre Maus bewegen, auch ohne auf die Leinwand zu klicken. Es können bis zu 10 aktive Cursor gleichzeitig angezeigt werden.
Verbesserung der Tabellensteuerungen
Die Tabellensteuerung wurde verbessert und unterstützt nun das kopieren und einfügen, Tastenkombinationen, die Bedienung mehrerer Zeilen, die Mehrfachauswahl, die verbesserte Zugänglichkeit und Navigation von Werkzeugen und vieles mehr.
Bulk-Whiteboard-Verwaltung
Benutzer*innen können mehrere Pinnwände auf einmal löschen, wiederherstellen, sperren oder entsperren und mit einem Sternchen versehen bzw. das Sternchen entfernen. Die Benutzer*innen haben auch die Möglichkeit, mehrere Whiteboards, die mit ihnen geteilt wurden, zu verlassen, anstatt jedes einzelne Whiteboard zu verlassen. Dies funktioniert nur auf den Registerkarten “Meine Whiteboards”, “Mit mir geteilt” und “Papierkorb” in der Weboberfläche von Zoom.
Digitale Whiteboards können mittlerweile mit Fug und Recht als etablierte Größen im Dschungel der kollaborativen (digitalen) Werkzeuge bezeichnet werden. Egal ob als Pinnwand für gemeinsames Brainstorming oder als unterstützendes Tool zur Visualisierung von Prozessen, die Einsatzmöglichkeiten für digitale Whiteboards sowohl im asynchronen als auch im synchronen Kontext sind vielfältig und fördern effiziente Zusammenarbeit.
Während Sie bisher in Ihren Zoom-Meetings darauf angewiesen waren, auf ein externes Board zu verlinken, können Sie ab sofort auf das direkt in Ihre Videokonferenz integrierte Feature des neuen und deutlich erweiterten “Zoom Whiteboard” zurückgreifen. Neben den typischen Funktionen eines solchen Boards ist dabei insbesondere die Option, einzelne Arbeitsschritte der Teilnehmer*innen anhand einer in das “Zoom Whiteboard” integrierten Versionskontrolle nachvollziehen zu können, hervorzuheben.
Der Zugriff auf das “Zoom Whiteboard” ist auf insgesamt drei Wegen möglich:
Zoom Web Portal
Zoom Desktop Client
In-Meeting Toolbar
Starten Sie die Anwendung über den von Ihnen präferierten Pfad und testen Sie selbst aus, ob das “Zoom Whiteboard” Ihnen beim Sammeln und Ordnen von Ideen sowie der ansprechenden Gestaltung von Team-Meetings oder Lehrveranstaltungen unterstützend unter die Arme greifen kann.
Um das Zoom Whiteboard zu verwenden, benötigen Sie mindestens die Zoom-Version 5.10.3. In Ihrem Zoom-Profil haben Sie die Möglichkeit, über die Schaltfläche “Nach Updates suchen” Ihre Zoom-Version auf den aktuellen Stand zu bringen.
Bitte beachten Sie, dass das erweiterte Whiteboard nur in Meetings und Besprechungen ohne “Ende zu Ende Verschlüsselung” zur Verfügung steht!
Möchten Sie mehr über das Zoom Whiteboard erfahren, werfen Sie doch einen Blick auf den Zoom Blog mit einem Beitrag zum digitalen Whiteboard aus dem Juni 2022, stöbern Sie im Zoom Whiteboard User Guide oder besuchen Sie im Zoom Learning Center den Selbstlernkurs “Welcome to Zoom Whiteboard” für einen vollständigen Überblick über die Optionen und Nutzungsszenarien, die Ihnen mit diesem neuen Feature zur Verfügung stehen.
Datenschutz und Handlungsempfehlung
Die neue Whiteboard-Funktionalität ermöglicht es, nicht nur begleitend zu Meetings oder Veranstaltungen Whiteboards anzulegen, sondern diese auch, unabhängig von einer Veranstaltung, im Vorfeld zu erstellen und vorzubereiten, im Nachgang weiter zu bearbeiten und zu teilen.
Damit dies funktionieren kann, müssen die Boards in der weltweiten Zoom Cloud gespeichert werden. Das bedeutet, dass bei der Nutzung der Funktionalität mindestens folgende Daten cloudbasiert abgelegt werden:
Name des Whiteboards
Auflistung beigetretener Accounts zur Bearbeitung / Betrachtung
der eigentliche Inhalt des Whiteboards
Datum der letzten Bearbeitung
Datum der Erstellung
Wenn Sie sich als Bearbeiter*in / Teilnehmer*in wieder von einem Whiteboard löschen, dann ist Ihr Account nicht mehr in der Übersicht der Bearbeitenden sichtbar. Ihr eventueller Beitrag ist aber natürlich weiterhin auf dem Board vorhanden.
Grundsätzlich werden Daten, auch im Zusammenhang mit der Whiteboard-Funktion, in deutschen Rechenzentren gespeichert. Es kann jedoch nicht ausgeschlossen werden, dass eine Datenübertragung in die Vereinigten Staaten stattfindet. Handeln Sie bitte prinzipiell im Sinne der Datenminimierung. Geben Sie nur so wenig personenbezogene Daten preis, wie es für die Arbeit notwendig ist. Arbeiten Sie, wenn möglich, mit Pseudonymen. Geben Sie keine personenbezogenen Daten von Dritten ohne deren Wissen bzw. Einverständnis preis. Bedenken Sie bitte, dass personenbezogene Daten solche Daten sind, die direkt, zum Beispiel das Datum Name, oder indirekt, zum Beispiel das Datum Matrikelnummer, auf eine Person beziehbar sind.
Kontakt
Bei Fragen und Problemen stehen Ihnen die Mitarbeiter*innen des ZIM jederzeit gern mit Rat und Tat zur Seite. Sie erreichen uns über die folgenden, üblichen Kanäle:
